Recordatorios que evitan la camilla vacía, seguimiento entre sesión y sesión para que nadie abandone el tratamiento a la cuarta, y ejercicios para casa desde el número de la clínica.
Recordatorio el día antes con confirmación en un toque. Quien no puede venir lo dice con tiempo y esa hora se ofrece a otro paciente, en vez de descubrirlo cuando no aparece.
El tratamiento se sigue como lo que es: ocho o diez sesiones con un alta al final. Si alguien lleva dos semanas sin volver a la mitad de la serie, aparece en la lista de a quién hay que escribir.
La pauta que el fisioterapeuta ya entrega sale del número de la clínica y queda en el hilo del paciente, en vez de en el WhatsApp personal de quien le atendió ese día.
Si el paciente se va con prisa y no pasa por mostrador, la siguiente sesión se cierra por la conversación esa misma tarde y no se queda en el aire.
Avisar de que quedan dos sesiones autorizadas, pedir el volante que falta o confirmar una prórroga, con todo el intercambio en el mismo sitio y no en tres correos sueltos.
Toda la consulta entra por el número de la clínica, con horario. El profesional recupera su teléfono y la clínica conserva el historial cuando alguien cambia de centro.
No se va en captar pacientes: se va en huecos y en tratamientos que nadie termina. La capacidad es el número de camillas por el número de horas, y una hora vacía no se vende dos veces.
Se conecta el número de la clínica a la API oficial de WhatsApp, en muchos casos sin cambiarlo.
Cada paciente pasa a tener su hilo con su tratamiento, sus sesiones y el profesional que le lleva.
Se definen las plantillas de recordatorio, confirmación y seguimiento de serie, y se aprueban con Meta.
Si ya hay un programa de gestión de la clínica, se conecta para que los avisos salgan de la agenda real y no se mantengan en dos sitios.
Con el número de la clínica conectado a la API oficial, las conversaciones con pacientes entran en una bandeja compartida en lugar de en el móvil del fisioterapeuta que les atendió. Recepción gestiona la agenda y los cobros, y cada paciente tiene su hilo con su tratamiento y sus sesiones.
Es el uso que más se nota, porque en fisioterapia la hora perdida no se recupera: la capacidad es el número de camillas por el número de horas. Un recordatorio el día antes con confirmación en un toque convierte una ausencia silenciosa en un aviso con margen, y ese margen es lo que permite ofrecer el hueco a otro paciente.
Es para lo que más vale y es lo que diferencia a este sector. El tratamiento son ocho o diez sesiones, el paciente mejora a la cuarta y deja de venir, y la lesión vuelve sin que se haya dado el alta. Con el tratamiento seguido como una serie, quien lleva dos semanas sin volver a mitad de camino aparece en una lista de a quién hay que escribir.
Sí, y es lo habitual: la pauta que el fisioterapeuta ya entrega en consulta sale del número de la clínica y queda en el hilo del paciente, que puede volver a consultarla. Lo que no se hace es pautar ejercicios a alguien que no ha pasado por una valoración presencial.
No, y conviene decirlo claro. La valoración es presencial y un canal de mensajería no la sustituye. Lo que sí resuelve es todo lo de alrededor: la cita, el recordatorio, el seguimiento entre sesiones y la pauta que ya se entregó.
Avisar de que quedan dos sesiones autorizadas, pedir el volante que falta o confirmar una prórroga deja de ser una cadena de llamadas. Todo el intercambio queda en el hilo del paciente, así que cualquiera del equipo ve en qué punto está sin preguntar.
Sí. Cada conversación se asigna a quien lleva a ese paciente y recepción ve la agenda y los pagos. Nadie necesita dar su teléfono personal, y las conversaciones no se mezclan entre profesionales.
Sí, mediante integración y según qué programa sea. La idea es que el recordatorio salga de la agenda real: mantener las citas en dos sitios a mano acaba siempre con los dos desactualizados.
Se le retira el acceso y las conversaciones se quedan en la clínica. Es una de las razones de peso para salir de los móviles personales: cuando el canal es el teléfono del profesional, el historial de contacto de sus pacientes se va con él.
Lo que se trata en una clínica de fisioterapia es dato de salud, que el RGPD considera categoría especial. Hay que informar del tratamiento y recoger el consentimiento, y distinguir el recordatorio de cita de la comunicación comercial, que tiene requisitos más estrictos. Centralizar ayuda: el escenario más difícil de defender ante una inspección es el de los datos repartidos por teléfonos particulares.
Sí, con plantillas de marketing aprobadas por Meta y consentimiento previo, y separando esa lista de los avisos de cita. Mezclar el recordatorio clínico con la oferta comercial es la forma rápida de que alguien bloquee el número y deje de recibir también los recordatorios.
En muchos casos sí. Existe una modalidad que permite conectar el número actual de WhatsApp Business a la API oficial sin dejar de usar la aplicación, sujeta a los requisitos de Meta para cada cuenta.
Depende del número de agentes y de los mensajes que inicie la clínica. Los recordatorios de cita son plantillas de utilidad, que es la categoría más barata, y Meta incluye un número de mensajes de servicio gratuitos al mes por número. Una clínica de agenda llena genera bastantes recordatorios y pocas campañas.
Una bandeja compartida con los recordatorios y las respuestas automáticas se pone en marcha en pocos días. Conectar el software de citas para que los avisos salgan de la agenda real requiere más trabajo de integración y pruebas.
Miramos cuántas horas de camilla se quedaron vacías el mes pasado y cuántos tratamientos se quedaron sin alta.
Solicitar demo gratuitaPor este canal no se valora una lesión, no se da un diagnóstico y no se pauta un ejercicio sin que haya habido una valoración presencial. La fisioterapia se ejerce en la consulta, y cualquier herramienta que insinúe que puede sustituirla le está creando un problema a quien la usa.
Lo que sí aporta es lo de alrededor: que la cita se recuerde, que la serie se termine, que la pauta que ya entregó el fisioterapeuta llegue por un canal de la clínica, y que los datos de salud dejen de estar repartidos por teléfonos personales — donde, siendo categoría especial del RGPD, son lo más difícil de defender ante una inspección.